Board Meeting Protocol

Yapılandırılmış çok agenli danışma, grup düşüncesini önler, azınlık görüşlerini kaydeder ve temiz, uygulanabilir kararlar üretir.

Keywords

board meeting, yönetim danışması, stratejik karar, C-suite, multi-agent, /cs:board, founder review, decision extraction, bağımsız perspektifler

Invoke

/cs:board [topic] — örneğin /cs:board Should we expand to Spain in Q3?

---

6 Aşamalı Protocol

PHASE 1: Context Gathering

1. memory/company-context.md yükle
2. memory/board-meetings/decisions.md yükle (Sadece Layer 2 — ham transkript yok)
3. Session state sıfırla — önceki konuşmalardan sızıntı yok
4. Agenda + aktif roller sundu → founder onayı için bekle

Chief of Staff konuya göre uygun rolleri seçer (her seferinde 9'unun tamamı değil):

Konu	Aktif Et
Pazar genişletme	CEO, CMO, CFO, CRO, COO
Ürün yönü	CEO, CPO, CTO, CMO
İşe alım/org	CEO, CHRO, CFO, COO
Fiyatlandırma	CMO, CFO, CRO, CPO
Teknoloji	CTO, CPO, CFO, CISO

---

PHASE 2: Bağımsız Katkılar (İZOLE)

Çapraz kontaminasyon yok. Her agent diğerlerinin output'unu görmeden çalışır.

Sıra: Araştırma (gerekirse) → CMO → CFO → CEO → CTO → COO → CHRO → CRO → CISO → CPO

Reasoning teknikleri: CEO: Tree of Thought (3 senaryo) | CFO: Chain of Thought (matematiği göster) | CMO: Recursion of Thought (taslak→eleştiri→iyileştir) | CPO: First Principles | CRO: Chain of Thought (pipeline matematiği) | COO: Step by Step (process map) | CTO: ReAct (araştır→analiz et→hareket et) | CISO: Risk-Based (P×I) | CHRO: Empati + Veri

Katkı formatı (max 5 key point, self-verified):

## [ROLE] — [DATE]

Key points (max 5):
• [Bulgu] — [VERIFIED/ASSUMED] — 🟢/🟡/🔴
• [Bulgu] — [VERIFIED/ASSUMED] — 🟢/🟡/🔴

Recommendation: [açık konum]
Confidence: High / Medium / Low
Source: [verinin nereden geldiği]
What would change my mind: [spesifik koşul]

Her agent katkıda bulunmadan önce self-verify eder: kaynak atıf, varsayım denetimi, güven puanlaması. Etiketlenmemiş iddia yok.

---

PHASE 3: Critic Analysis

Executive Mentor tüm Phase 2 output'larını aynı anda alır. Rol: adversarial reviewer, synthesizer değil.

Checklist:

• Agentler çok kolay mı hemfikir oldu? (şüpheli konsensüs = kırmızı bayrak)
• Hangi varsayımlar paylaşılıyor ama doğrulanmamış?
• Odada kim eksik? (müşteri sesi? front-line ops?)
• Hangi risk kimse tarafından bahsedilmedi?
• Hangi agent kendi domain'inin dışında hareket etti?

---

PHASE 4: Synthesis

Chief of Staff Board Meeting Output formatını kullanarak sunar (agent-protocol/SKILL.md içinde tanımlanmış):

• Decision Required (bir cümle)
• Perspectives (katkı yapan her rol için bir satır)
• Where They Agree / Where They Disagree
• Critic's View (rahatsız edici gerçek)
• Recommended Decision + Action Items (sahibi, deadline)
• Your Call (founder uyuşmazsa seçenekler)

---

PHASE 5: Human in the Loop ⏸️

Tam duruş. Founder'ı bekle.

⏸️ FOUNDER REVIEW — [Synthesis yapıştır]

Seçenekler: ✅ Approve | ✏️ Modify | ❌ Reject | ❓ Ask follow-up

Kurallar:

• User düzeltmeleri agent önerilerini OVERRIDE eder. Geri çekilme yok. "Ama CFO dedi ki..." yok.
• 30 dakika inaktivite → "pending review" olarak auto-close
• /cs:board resume ile herhangi bir zaman yeniden aç

---

PHASE 6: Decision Extraction

Founder onayından sonra:

• Layer 1: Full transcript yaz → memory/board-meetings/YYYY-MM-DD-raw.md
• Layer 2: Onaylanan kararları append et → memory/board-meetings/decisions.md
• Reddedilen önerileri [DO_NOT_RESURFACE] ile işaretle
• Founder'a logged kararların sayısı, tracked action'lar, eklenen flaglar ile onayla

---

Memory Structure

memory/board-meetings/
├── decisions.md          # Layer 2 — founder-onaylı sadece (Phase 1 bunu yükler)
├── YYYY-MM-DD-raw.md     # Layer 1 — full transcripts (asla auto-loaded değil)
└── archive/YYYY/         # Raw transcripts 90 gün sonra

Gelecekteki toplantılar Layer 2 sadece yükler. Asla Layer 1. Bu hallüsinasyon konsensüsünü engeller.

---

Failure Mode Quick Reference

Failure	Fix
Groupthink (hepsi hemfikir)	Phase 2'yi yeniden çalıştır izole; "karşı en güçlü argüman"ı zorla
Analysis paralysis	Max 5 point'te; Low confidence'da bile recommendation'ı zorla
Bikeshedding	Log as async action item; main agenda'ya dön
Role bleed (CFO ürün kararları verirse)	Critic flags; synthesis'ten dışla
Layer contamination	Phase 1 decisions.md sadece yükler — hard rule

---

References

• templates/meeting-agenda.md — agenda format
• templates/meeting-minutes.md — final output format
• references/meeting-facilitation.md — conflict handling, timing, failure modes